Microsoft 365 kundecases – sådan ser det ud i praksis

Udgangspunkt

Nordomatic arbejder med bygningsautomation og har 20 kontorer i Norden. Hver kunde har ofte flere projekter, og informationen lå spredt i regneark og på forskellige drev. Medarbejderne brugte tid på at finde dokumenter, og det var svært at styre, hvem der skulle have adgang til hvad.

Det byggede vi

Vi startede med at kortlægge projektprocesserne og de roller, der indgår. Ud fra det byggede vi en struktur i deres eksisterende SharePoint: projekter og roller, skabeloner til nye lande og adgang styret via gruppepolitikker. Indholdet bliver tagget, så man søger i stedet for at klikke rundt i mapper.

Det ændrede sig

IT kan nu oprette en ny afdeling eller et nyt land på få timer. Medarbejderne finder indhold hurtigere, og samarbejdet internt og med eksterne partnere er blevet nemmere.

"Vi kan i it-afdelingen nu oprette en ny afdeling eller et land på blot få timer i stedet for dage."Klaus Holt Jensen, Team Lead Digital Workplace, Nordomatic

Udgangspunkt

DanStoker havde et svejseprogram, der havde kørt i over 20 år. Det virkede, men det var blevet tungt og ufleksibelt, og hver gang krav eller processer ændrede sig, var det svært at følge med.

Det byggede vi

Målet var ikke bare at skifte et gammelt program ud. Sammen med DanStoker byggede vi en løsning i Power Platform og Microsoft 365, hvor dokumentation, kvalitetsdata og arbejdsgange samles et sted. Medarbejderne registrerer svejsedata i en Power Apps-app – resten sker automatisk: data behandles, og de færdige PDF-dokumenter dannes på op til fire sprog uden manuelle mellemtrin.

Det ændrede sig

Mindre manuelt arbejde hele vejen igennem, bedre overblik og sporbarhed – og en løsning, der kan tilpasses, når forretningen ændrer sig. Løsningen er udviklet tæt sammen med Benny Kristjansen fra DanStoker.

Udgangspunkt

Hos Grip Sign lå al viden om, hvad der skulle produceres, hvor og hvordan, hos nogle få personer. De brugte tid hver dag på at briefe kollegerne, og der opstod små fejl i overleveringerne. De ledte efter et færdigt produkt, men fandt ikke noget, der dækkede det hele.

Det byggede vi

En ordre- og produktionsløsning, hvor en ordre planlægges og sendes til den rette medarbejder og maskine – uanset hvor de sidder, og hvilken platform de bruger. Man kan følge, hvor langt hver ordre er. Der registreres tid pr. ordre, og fragtbooking og pakkelabels, som før var manuelt arbejde, sker nu automatisk.

Det ændrede sig

Overblik over produktion og ordrestatus, indsigt i hvor lang tid hvert trin tager – og muligheder, de ikke havde før.

"Løsningen fra OnePoint vil spare os for mange ressourcer fremadrettet."Steffen Fløe Rasmussen, CEO, Grip Sign

Udgangspunkt

Virksomheden har 250–300 aktive kunder og styrede salget i et Excel-ark. Tilbuddene – omkring 2.000 – lå i SharePoint i mapper med deres egen nummerering efter år og løbenummer. CRM og dokumenter levede to forskellige steder, så det var svært at se hele billedet af en kunde.

Det byggede vi

Vi satte CRMPoint op i deres egen Microsoft 365. Kunder og kontakter blev importeret direkte fra Excel, og pipelinen blev bygget op om de aktive salgsmuligheder – med deres egne betegnelser og faste valgmuligheder, så data bliver ensartede. Med MailPoint i Outlook gemmes mails på kunden, og møder bookes fra kalenderen. Mappestrukturen blev ikke rørt.

Det ændrede sig

Salget har et fælles sted i stedet for et regneark. Næste fase kobler CRM tættere på de ca. 2.000 tilbud, så kunde, aktiviteter og dokumenter hænger direkte sammen.

Udgangspunkt

Hybel har mange byggerier i gang på samme tid. De vidste fra starten, at de skulle have et system – et sted, hvor data om hvert byggeri kun skal vedligeholdes en gang, og hvor det er nemt at trække informationen ud igen til de formål, der er brug for.

Det byggede vi

En dynamisk tidslinje for hvert byggeri, så deadlines er synlige for alle. Løsningen blev leveret i etaper: hver del blev testet og taget i brug, før den næste kom til, så Hybel kunne bruge den undervejs. Når Hybel selv fik ideer til nye funktioner, byggede vi dem ind.

Det ændrede sig

Alle medarbejdere bruger systemet i hverdagen, og samarbejdet fortsætter.

"Jeg synes at samarbejdet med OnePoint har fungeret optimalt."Karsten Græsborg, Økonomichef, Hybel

Udgangspunkt

R82 havde prøvet at arbejde med en anden leverandør, og det gik ikke. Så tilliden til en ny leverandør var naturligt ikke stor fra start.

Det laver vi

Vi er R82's leverandør og sparringspartner på både SharePoint On-prem og SharePoint Online – og på Power Automate og Power Apps. Det er et løbende samarbejde, hvor vi både løser opgaver og sparrer om, hvad der giver mening at bygge.

Det ændrede sig

Efter to års samarbejde er R82 fuldt ud tilfredse med både kompetencer og serviceniveau – og anbefaler OnePoint til andre.

"Nu har OnePoint været vores samarbejdes partner i 2 år, og er fuldt ud tilfreds med deres kompetencer og ikke mindst deres serviceniveau, som er på en helt anden boldbane end vores tidligere leverandør."Jens Ølsgaard, IT-koordinator, R82 A/S

Udgangspunkt

Medarbejderne fik mange mails og brugte igen og igen tid på det samme: forstå henvendelsen, finde historik eller tidligere svar, skrive et ordentligt svar – og ofte oversætte, fx fra polsk.

Det byggede vi

En AI-agent som plugin i Outlook, bygget på Azure AI og koblet til kundens Microsoft 365. Den foreslår svar ud fra kundens historik, dokumentation og tidligere sager, og den oversætter indgående mails. Vi kortlagde mailtyperne, testede på rigtige sager og finjusterer løbende ud fra de svar, der faktisk bliver sendt.

Det ændrede sig

Medarbejderen starter ikke længere fra et tomt felt. AI leverer et forslag – medarbejderen vurderer, tilpasser og sender, i den mailgang de kender i forvejen.

Udgangspunkt

En medarbejder med årtiers erfaring skulle på pension. Meget af den viden, der fik hverdagen til at fungere, lå i hovedet, i mails og i små tricks – ikke i systemer. Risikoen var flaskehalse, fejl og længere svartider, når han stoppede.

Det byggede vi

Vi startede med interviews og gennemgik eksisterende dokumenter, mails og tjeklister. Viden blev struktureret i SharePoint efter emner, processer og beslutningslogik. Ovenpå kom et Copilot-lag med faste prompts og retningslinjer, så svarene bliver ensartede, og gentagne trin blev flyttet til Power Automate. Det hele ligger i Teams og SharePoint, og data bliver i kundens egen tenant med rettigheder pr. rolle.

Det ændrede sig

Svar på komplekse spørgsmål på sekunder, mere ensartede svar – og mindre afhængighed af en person, også når roller skifter.

Udgangspunkt

Når en ny vare skulle oprettes i ERP, kom oplysningerne fra flere afdelinger – på mail. Økonomi brugte mange ressourcer på at samle op, følge op og kvalitetstjekke, og det gav flaskehalse, fejl og spildtid.

Det byggede vi

Et flow i Power Automate i deres eksisterende Microsoft 365. Afdelingernes input samles et sted, sendes til digital godkendelse i økonomi, og når det er godkendt, opdateres ERP automatisk. Ingen nye systemer – kun deres egne processer gjort digitale.

Det ændrede sig

Mindre tid og færre fejl, frigjorte ressourcer i økonomi og bedre gennemsigtighed på tværs af afdelingerne.

Udgangspunkt

Udbudsmateriale, kontrakter, kravspecifikationer og kvalitetsdokumentation kan fylde hundredvis af sider. Krav, frister og mulige problemer skal findes, før man byder eller skriver under.

Sådan virker løsningen

SharePoint er brugerfladen, og Azure og Microsofts AI-tjenester kører nedenunder. AI finder krav og mulige problemer, prioriterer dem efter alvor og linker hvert fund til kildedokumentet. Grundlaget for hver analyse gemmes, så man bagefter kan dokumentere, hvad vurderingen byggede på. Kapaciteten kan fordeles mellem projekter, så store udbud får mere end små.

Hvad det betyder

Gennemgangen går hurtigere, og ingen fund står uden kilde. Medarbejderen verificerer og træffer beslutningen.