Sagsstyringssystem i Microsoft 365
Sagsstyring i SharePoint: Svar kunden – også når den, der har sagen, er væk
Mails, dokumenter, frister og opgaver på et sagsnummer – i den SharePoint og Outlook, I allerede bruger. Så kan alle se, hvor sagen står, uden først at skulle finde den kollega, der har den.
- Oprettet
- Behandles
- Afventer kunde
- Afsluttet
Kort fortalt
Hvad er sagsstyring?
Sagsstyring er virksomhedens proces for at registrere, behandle, følge op på og afslutte sager. Et sagsstyringssystem samler typisk sagsnumre, ansvarlige, status, dokumenter, korrespondance og frister, så medarbejderne kan følge en sag gennem hele forløbet.
Hos OnePoint bygges sagsstyringssystemet i SharePoint og Microsoft 365. Sagerne ligger i jeres egen tenant, mails lægges på sagen direkte fra Outlook, og løsningen kan integreres med jeres ERP.
Sagsstyring kaldes også sagshåndtering.
De fleste virksomheder har styr på deres sager – men tit fordi nogle få kolleger husker det hele.
Det ser vi oftest hos nye kunder
- Sagsnummer og sagsmappeHver sag får sit eget nummer, sin mappe og sine skabeloner
- Mails og dokumenterKorrespondance og filer ligger på sagen – ikke i en indbakke
- Faser og fristerFaste sagsgange og datoer, systemet selv holder øje med
- Opgaver og ansvarDet er tydeligt, hvem der har bolden – og hvornår
- Historik og søgningFind en sag på kunde, nummer eller indhold – også om fem år
Sager eller projekter?
Sagsstyring og projektstyring – samme løsning, to måder at arbejde på
En sag og et projekt ligner hinanden mere, end man tror: Begge har et nummer, en ansvarlig, dokumenter, mails og et forløb med trin. Forskellen er især tempo og antal.
Derfor bygger vi sagsstyring på samme motor som vores projektløsning, ProjectPoint. Flere af vores kunder – fx Landia og Arne Andersen Vrå – kalder det sager i hverdagen, fordi det er sådan, de arbejder.
Skift mellem Sager og Projekter og se, hvad der ændrer sig – og hvad der er det samme.
- NummerSag 26-0418
- Starter medEn henvendelse, en mail eller en ordre
- ForløbFaste sagsgange og frister
- TempoDage til uger – mange sager ad gangen
- TypiskService, reklamation, tilbud, ansøgning
- Afsluttes medAfgørelse, levering eller lukning
Prøv selv
Hvordan kunne sagsstyring se ud i jeres virksomhed?
Vælg jeres branche og det, der driller mest i dag. Så viser vi et realistisk eksempel på, hvordan en sag kunne køre i SharePoint.
1Hvilken branche er I i?
2Hvad driller mest i dag?
Byggeri og håndværk
Sag: Tilbygning – fra tilbud til aflevering
I dag
Vigtig korrespondance ligger i en medarbejders Outlook – og er væk, når vedkommende er syg, på ferie eller stopper.Med sagsstyring i SharePoint
- Mails lægges på sagen direkte fra Outlook med MailPoint
- AI foreslår, hvilken sag en mail hører til
- Alle med adgang kan læse hele sagens historik
Tegninger, aftaler og fotos fra pladsen ligger på samme sag som mails og tilbud.
Eksempel: reklamationssager i byggebranchen
Når kunden melder en fejl, samles henvendelsen, dokumentationen, den ansvarlige og fristen på sagen. Så kan en kollega følge op, selv om den oprindelige sagsbehandler er væk.
Funktioner
Funktioner i et sagsstyringssystem i SharePoint
Løsningen tilpasses jeres sagstyper og sagsgange. Det her er byggestenene, vi typisk starter med.
Sagsnummer, sagsmappe og overblik
Når en sag oprettes, får den automatisk nummer, mappe, metadata, skabeloner og de rigtige rettigheder. Alle åbne sager kan sorteres på kunde, fase, ansvarlig og frist.
Mails på sagen – direkte fra Outlook
Med MailPoint lægges mails og vedhæftninger på den rigtige sag med et klik, og AI kan foreslå, hvilken sag en mail hører til. Ingen sag afhænger af en persons indbakke.
Faser, frister og påmindelser
Datoer er felter på sagen. Flows sender påmindelser og eskalerer, når intet sker.
Skabeloner og versioner
Tilbud, breve og rapporter henter sagsnummer og kundedata – med versionsstyring.
Rettigheder pr. sag
Adgang styres med jeres Microsoft-konti, så følsomme sager kun ses af de rigtige.
Søgning og metadata
Find sager, mails og dokumenter på kunde, nummer, type eller indhold.
Integration til ERP og fagsystemer
Kunder og sager kan oprettes og opdateres fra jeres ERP- eller økonomisystem via API – så data kun vedligeholdes et sted.
Overblik og AI-agenter
Se alle sager pr. medarbejder, kunde eller fase – og spørg en AI-agent i stedet for at lede.
Usikker på, hvilke funktioner I har brug for? Vi starter med jeres vigtigste sagstype – og bygger videre derfra.
Tal med en konsulentAutomatik
Automatik i sagsstyring: sagen holder selv øje med fristerne
Træk i tidslinjen og se, hvad systemet gør undervejs i en sag – uden at nogen skal huske det.
- Sag oprettes
- Ansvarlig tildeles
- Påmindelse sendes
- Frist nærmer sig
- Sag afsluttes
Eksemplet bygger på sagsstyringen, vi har bygget i SharePoint for Hybel, hvor 26 automatiske mails holder øje med sagerne – hver nat og ved hver ændring. Læs Hybel-casen
En sag kan være korrekt oprettet og stadig gå i stå, hvis ingen ejer næste handling. Og en automatisk påmindelse hjælper ikke, hvis sagen mangler en tydelig beslutning eller en frist. Derfor starter vi med jeres sagsgang – ikke med systemet.
Skift af sagssystem
Skift til sagsstyring i SharePoint – uden at miste historikken
Mange kommer til os med sager i et ældre sagssystem, på et fildrev eller i offentlige mapper i Outlook. Vi flytter dem – med sagsnumre, mails og dokumenter – mens I arbejder videre.
Landia – producent af pumper og omrørere med kontorer i fem lande – skiftede deres tidligere projektløsning ud med ProjectPoint og MailPoint. Vi migrerede 60.000 projekter uden at stoppe den daglige drift.
- Afklaring af sagstyper og sagsgangeHvilke sager har I, hvem arbejder med dem, og hvilke trin går de igennem?
- Opsætning af sagsskabelonenMetadata, mapper, dokumentskabeloner og rettigheder.
- Migrering af sager, mails og dokumenterFra jeres nuværende system, fildrev eller offentlige mapper – med kontrol af, at alt er med.
- Automatik og integrationPåmindelser, eskalering og kobling til jeres ERP.
- Oplæring og videreudviklingFaste konsulenter, der kender jeres løsning efter go-live.
Kundecases
Kundecases: sagsstyring i praksis
Sådan har virksomheder samlet sager, mails, dokumenter og automatik i Microsoft 365.
Hybel · Byggeri
En tidslinje pr. byggeri – og data, der kun vedligeholdes et sted
- Før
- Behov for et system med data om hvert byggeri og styr på deadlines.
- Efter
- Dynamisk tidslinje pr. byggeri, leveret i etaper og brugt af alle medarbejdere.
Udgangspunkt
Hybel har mange byggerier i gang på samme tid. De vidste fra starten, at de skulle have et system – et sted, hvor data om hvert byggeri kun skal vedligeholdes en gang, og hvor det er nemt at trække informationen ud igen til de formål, der er brug for.
Det byggede vi
En dynamisk tidslinje for hvert byggeri, så deadlines er synlige for alle. Løsningen blev leveret i etaper: hver del blev testet og taget i brug, før den næste kom til, så Hybel kunne bruge den undervejs. Når Hybel selv fik ideer til nye funktioner, byggede vi dem ind.
Det ændrede sig
Alle medarbejdere bruger systemet i hverdagen, og samarbejdet fortsætter.
"Jeg synes at samarbejdet med OnePoint har fungeret optimalt."Karsten Græsborg, Økonomichef, Hybel
Nordomatic · Bygningsautomation · Norden
Ny afdeling eller nyt land sat op på få timer i stedet for dage
- Før
- Projektinformation lå i regneark og på flere drev. Det tog tid at finde ting og at styre adgang.
- Efter
- En struktur i SharePoint med roller, skabeloner og tags. IT opretter nye lande på timer.
Udgangspunkt
Nordomatic arbejder med bygningsautomation og har 20 kontorer i Norden. Hver kunde har ofte flere projekter, og informationen lå spredt i regneark og på forskellige drev. Medarbejderne brugte tid på at finde dokumenter, og det var svært at styre, hvem der skulle have adgang til hvad.
Det byggede vi
Vi startede med at kortlægge projektprocesserne og de roller, der indgår. Ud fra det byggede vi en struktur i deres eksisterende SharePoint: projekter og roller, skabeloner til nye lande og adgang styret via gruppepolitikker. Indholdet bliver tagget, så man søger i stedet for at klikke rundt i mapper.
Det ændrede sig
IT kan nu oprette en ny afdeling eller et nyt land på få timer. Medarbejderne finder indhold hurtigere, og samarbejdet internt og med eksterne partnere er blevet nemmere.
"Vi kan i it-afdelingen nu oprette en ny afdeling eller et land på blot få timer i stedet for dage."Klaus Holt Jensen, Team Lead Digital Workplace, Nordomatic
Vareoprettelse på tværs af afdelinger
Nye varer i ERP: fra mails mellem afdelinger til et godkendt flow
- Før
- Flere afdelinger sendte oplysninger på mail. Økonomi fulgte op og tjekkede manuelt.
- Efter
- Input samles et sted, økonomi godkender digitalt, og ERP opdateres automatisk.
Udgangspunkt
Når en ny vare skulle oprettes i ERP, kom oplysningerne fra flere afdelinger – på mail. Økonomi brugte mange ressourcer på at samle op, følge op og kvalitetstjekke, og det gav flaskehalse, fejl og spildtid.
Det byggede vi
Et flow i Power Automate i deres eksisterende Microsoft 365. Afdelingernes input samles et sted, sendes til digital godkendelse i økonomi, og når det er godkendt, opdateres ERP automatisk. Ingen nye systemer – kun deres egne processer gjort digitale.
Det ændrede sig
Mindre tid og færre fejl, frigjorte ressourcer i økonomi og bedre gennemsigtighed på tværs af afdelingerne.
Den næste case kunne være jeres
Kan I genkende jer i en af casene – eller ingen af dem? Fortæl os, hvor det driller i hverdagen, så viser vi, hvordan det kunne løses i jeres Microsoft 365.
Book en uforpligtende snak350+ virksomheder bruger allerede vores løsninger
Løsninger i sammenhæng
Sagsstyring hænger sammen med resten af virksomheden
En sag starter ofte som en mail eller et tilbud og ender som et projekt, en ordre eller et dokument, der skal kunne findes om fem år. Når løsningerne bygges i samme Microsoft 365, følger data sagen hele vejen. Vælg en løsning:
ProjektstyringNår sagen er et projekt
Store sager med faser, ressourcer og milepæle – i samme ProjectPoint-løsning som jeres sager.
Læs om projektstyringNæste skridt
Hvordan håndterer I jeres sager i dag?
De fleste virksomheder, jeg taler med, har styr på deres sager – men det er tit, fordi nogle få kolleger husker det hele. Mails ligger i deres indbakker, og fristerne står i deres kalendere.
Det fungerer, indtil nogen er syg, på ferie eller stopper. Det kan vi gøre noget ved, ofte med de Microsoft-værktøjer, I allerede har.
Fortæl mig, hvordan en sag bevæger sig gennem jeres virksomhed i dag – så giver jeg dig et ærligt bud på, hvor det giver mening at starte.
»De sager, der går galt, er sjældent dem, nogen har glemt at oprette – det er dem, hvor ingen ejer næste skridt.«Torben S. Kristensen, Microsoft-konsulent hos OnePoint, rådgiver virksomheder om sagsstyring og arbejdsgange i SharePoint og Microsoft 365.
FAQ
Ofte stillede spørgsmål om sagsstyring
Fandt du ikke svaret? Vi svarer gerne på spørgsmål om jeres sager og jeres Microsoft 365.
Stil os et spørgsmålHvad er sagsstyring?
Sagsstyring er virksomhedens proces for at registrere, behandle, følge op på og afslutte sager. Et sagsstyringssystem samler typisk sagsnumre, ansvarlige, status, dokumenter, korrespondance og frister, så medarbejderne kan følge en sag gennem hele forløbet.
Hvad er et sagsstyringssystem?
Et sagsstyringssystem er software, der samler sager, mails, dokumenter, frister og opgaver et sted. Hos OnePoint bygges det i SharePoint og Microsoft 365, så data ligger i jeres egen tenant, og mails kan lægges på sagen direkte fra Outlook.
Hvad er forskellen på sagsstyring og projektstyring?
En sag og et projekt har meget til fælles: nummer, ansvarlig, dokumenter og et forløb. Sager er typisk flere, kortere og følger faste sagsgange, mens projekter er færre, længere og har faser, milepæle og ressourcer. Vores løsning kan håndtere begge dele.
Hvad er forskellen på sagsstyring og dokumentstyring?
Dokumentstyring handler om dokumenterne: versioner, godkendelser og adgang. Sagsstyring samler hele forløbet omkring en sag – dokumenter, mails, opgaver, ansvar og frister – fra henvendelsen kommer ind, til sagen er afsluttet.
Kan mails lægges direkte på sagen fra Outlook?
Ja. Med MailPoint gemmer I mails og vedhæftninger på den rigtige sag direkte fra Outlook – både klassisk og ny Outlook. AI kan foreslå, hvilken sag en mail hører til.
Kan vi skifte fra vores nuværende sagssystem?
Ja. Vi migrerer sager, mails og dokumenter fra ældre sagssystemer, fildrev og offentlige mapper til SharePoint – med sagsnumre og historik. For Landia flyttede vi 60.000 projekter uden at stoppe den daglige drift.
Hvor ligger vores data?
Sagerne ligger i SharePoint i jeres egen Microsoft 365. Adgangen styres med jeres Microsoft-konti, så I bestemmer, hvem der kan se hvilke sager.
Kan sagsstyring integreres med vores ERP-system?
Ja. Kunder og sager kan oprettes og opdateres fra jeres ERP- eller økonomisystem via API eller Power Automate, så data kun vedligeholdes et sted.
Hvordan kommer vi i gang?
Vi starter med en uformel snak om jeres sagstyper og sagsgange. Derefter sætter vi den vigtigste sagstype op først og udvider, når løsningen er i brug.