Når salg og dokumenthåndtering foregår i forskellige systemer, kan det være svært at bevare sammenhængen i en kundesag. CRM-systemet indeholder salgsaktiviteterne, mens tilbud, dokumenter og den øvrige sagsinformation ligger et andet sted.
Det var udgangspunktet for en virksomhed med 250 – 300 aktive kunder og omkring 2.000 eksisterende tilbud i SharePoint. Virksomheden ønskede at samle CRM, salgsaktiviteter og dokumenthåndtering i Microsoft 365 uden at erstatte den eksisterende SharePoint-struktur.
Løsningen blev CRMPoint – et CRM-system bygget på SharePoint og Microsoft 365 og tilpasset virksomhedens eksisterende arbejdsgange.
CRM og dokumenthåndtering i SharePoint
Vores kunde benyttede allerede SharePoint til omkring 2.000 tilbud. De var organiseret i en mappestruktur med et skræddersyet nummersystem baseret på årstal og et fortløbende ID.
Samtidig blev salgsaktiviteterne styret i et separat Excel-ark.
Det gav en klar opdeling. Excel-arket indeholdt oplysninger om kunder og salg, mens SharePoint rummede dokumenterne fra salgsprocessen.
Målet var derfor ikke blot at indføre et nyt Excel-arket , men at skabe sammenhæng mellem kunder, salgsaktiviteter, tilbud og dokumenter i den eksisterende Microsoft 365-platform. De eksisterende arbejdsgange skulle fortsat tage udgangspunkt i SharePoint.
CRMPoint i Microsoft 365
CRMPoint blev implementeret direkte i virksomhedens egen Microsoft 365-tenant. CRM-data ligger i SharePoint-lister, mens virksomhedens eksisterende dokumentstruktur fortsat ligger i SharePoint.
Den første fase omfattede CRM-data, kunde- og kontaktoplysninger, pipeline og salgsaktiviteter. Den eksisterende SharePoint-struktur blev bevaret, så implementering teamet fortsat kunne arbejde med dokumenter og tilbud i det miljø, de allerede kendte.
CRM i SharePoint tilpasset virksomhedens arbejdsgange
CRM-løsningen blev konfigureret med udgangspunkt i virksomhedens eksisterende processer frem for at indføre en helt ny arbejdsform.
Ledelsen kan tilpasse listevisninger, terminologi, pipeline-stadier og felter. Prædefinerede valgmuligheder gør det samtidig lettere at arbejde med ensartede data og rapportering.
Kunder og kontaktpersoner blev importeret direkte fra Excel, mens pipelinen blev struktureret omkring aktive salgsmuligheder.
Integrationen med Outlook via MailPoint gør det muligt at arkivere e-mails på den relevante kunde og booke møder direkte fra brugerens egen kalender.
Næste fase er at koble CRMPoint tættere sammen med den eksisterende SharePoint-struktur med omkring 2.000 tilbud. Formålet er at skabe en direkte sammenhæng mellem CRM-data, salgsaktiviteter og dokumenterne bag den enkelte kundesag.
Hvornår giver CRM i SharePoint mening?
Et SharePoint-baseret CRM-system kan være relevant for virksomheder, der allerede arbejder i Microsoft 365 og ønsker at samle kunder, salg, dokumenter, mails og interne arbejdsprocesser i samme platform.
Det er især relevant, når SharePoint allerede bruges til dokumenthåndtering, kundesager, projekter eller andre forretningsprocesser, som CRM-løsningen skal hænge sammen med.
Fordelen er, at CRM kan tilpasses eksisterende data, rettigheder, terminologi og arbejdsgange frem for at fungere som et separat system ved siden af Microsoft 365.
Et CRM i SharePoint er dog ikke nødvendigvis det rette valg for virksomheder med behov for meget avancerede enterprise CRM-funktioner. Her kan en dedikeret CRM-platform være mere relevant.
OnePoint implementerer CRM i SharePoint og Microsoft 365
OnePoint hjælper danske virksomheder med at implementere og tilpasse CRM-løsninger baseret på SharePoint og Microsoft 365.
CRMPoint er udviklet til virksomheder, der ønsker at samle CRM med de Microsoft 365-værktøjer og den SharePoint-struktur, de allerede arbejder i.
Afhængigt af behovet kan løsningen samle:
– kunder og kontaktpersoner
– leads og salgsmuligheder
– pipeline og salgsaktiviteter
– tilbud og SharePoint-dokumenter
– Outlook-mails
– møder og opfølgning
– rapportering
– eksisterende SharePoint-strukturer
CRM-data kan placeres i virksomhedens egen Microsoft 365-lejer og tilpasses eksisterende felter, rettigheder, terminologi og arbejdsgange.
For virksomheder, der allerede bruger Microsoft 365, kan et CRM-system bygget på SharePoint derfor være en måde at samle salg, dokumenthåndtering og kundedata uden at etablere endnu en separat platform.
