Hvordan kan AI bruges til dokumenthåndtering?
AI kan bruges til at analysere, klassificere, sammenligne og finde information i dokumenter. I Microsoft 365 kan AI kobles til dokumenter i eksempelvis SharePoint og indgå i eksisterende arbejdsprocesser, så medarbejdere kan arbejde med store dokumentmængder uden at flytte processen til et separat AI-værktøj.
Det kan blandt andet bruges til udbud, kontrakter, kravspecifikationer, politikker, kvalitetsdokumentation og andre processer, hvor information skal findes og vurderes på tværs af mange dokumenter.
OnePoint udvikler AI-løsninger til virksomheder, der skal analysere store mængder dokumentation. Løsningerne er bygget på Microsoft 365, SharePoint og Azure og kan integreres i de arbejdsprocesser, hvor dokumenterne allerede håndteres.
Det er relevant for blandt andet udbud, kontrakter, kravspecifikationer og anden dokumentation, hvor medarbejdere skal finde, sammenligne og vurdere information på tværs af mange dokumenter.
Et centralt fokus er, at AI-resultaterne skal kunne kontrolleres. Med kildehenvisninger, adgangsstyring og et dokumenteret informationsgrundlag kan medarbejderen se, hvad analysen bygger på, og verificere resultatet i det oprindelige dokument.
AI-analyse af store dokumentmængder
AI kan analysere hundredvis af sider langt hurtigere end en medarbejder. Men når dokumenterne er forretningskritiske, er hastighed ikke nok.
Når AI bruges til at analysere udbud, kontrakter, politikker eller andre store dokumentmængder, skal medarbejderne også kunne se:
Hvilke dokumenter blev analyseret?
Hvilke oplysninger ligger bag et AI-resultat?
Hvor i det oprindelige dokument kommer resultatet fra?
Kan resultatet kontrolleres og verificeres?
Hvem har adgang til de underliggende dokumenter?
Hvor behandles data?
Hvordan kontrolleres brugen af AI, når flere brugere og projekter kommer til?
Det er en væsentlig forskel på AI-drevet dokumentanalyse i Microsoft 365 og brugen af en generel AI-chatbot.
En virksomheds AI-løsning skal kunne arbejde med de relevante forretningsdata, respektere eksisterende adgangsforhold og indgå i en defineret arbejdsproces for vurdering af resultaterne.
Med SharePoint som dokumentmiljø og Azure og Microsoft AI-tjenester som en del af den underliggende arkitektur kan AI integreres direkte i virksomhedens eksisterende Microsoft 365-miljø.
AI-dokumentanalyse i SharePoint
OnePoint har udviklet en skalerbar løsning til AI-drevet dokumentanalyse baseret på SharePoint og Azure.
SharePoint fungerer som det brugerrettede miljø, hvor virksomheden allerede håndterer sine dokumenter. Herfra kan medarbejderen starte en analyse af et udvalgt dokumentsæt.
AI’en analyserer materialet og returnerer fund, som kan prioriteres efter alvorlighed. Hvert fund kan kobles til det dokument, som informationen stammer fra, så medarbejderen kan åbne kilden og kontrollere AI’ens vurdering.
Det skaber en direkte sammenhæng mellem:
Forretningsdokumenter – AI-analyse – prioriterede fund – kildehenvisninger – menneskelig kontrol
Resultatet er derfor ikke blot et AI-genereret svar.
Medarbejderen kan se, hvad AI’en har identificeret, hvilket kildemateriale resultatet bygger på, og hvor informationen kan verificeres.
Det gør løsningen relevant i forretningsprocesser, hvor AI kan effektivisere analysearbejdet, men hvor den endelige vurdering fortsat ligger hos medarbejderen.
AI til udbud og andre dokumenttunge processer
Udbudsanalyse er et konkret eksempel på en dokumenttung proces, hvor AI kan skabe værdi.
Et udbud kan indeholde hundredvis af sider med krav, specifikationer, betingelser og øvrigt materiale. En manuel gennemgang tager tid og kan gøre det vanskeligt hurtigt at identificere de informationer, der kræver størst opmærksomhed.
Med AI-drevet udbudsanalyse kan den indledende gennemgang automatiseres.
Medarbejdere kan blandt andet:
Analysere store udbudsdokumenter
Identificere relevante krav og potentielle problemer
Prioritere fund efter alvorlighed
Følge et fund tilbage til det oprindelige dokument
Kontrollere og verificere AI-genererede resultater
Dokumentere det informationsgrundlag, analysen blev baseret på
Formålet er ikke at erstatte den faglige vurdering.
AI’en skal i stedet give medarbejderen et hurtigere og mere struktureret udgangspunkt for gennemgangen, så tiden kan bruges på at vurdere resultaterne og træffe den endelige beslutning.
Sporbare AI-resultater med kildehenvisninger
Når AI bruges på forretningskritiske dokumenter, er sporbarhed lige så vigtig som selve AI-modellen.
Løsningen opretter et øjebliksbillede af det informationsgrundlag, AI’en havde adgang til, da analysen blev gennemført. Det gør det muligt at se, hvilket kildemateriale resultaterne var baseret på, selv hvis dokumenterne efterfølgende bliver ændret.
Kildehenvisninger gør det samtidig muligt at gå direkte fra et AI-fund til det relevante dokument i SharePoint.
Det giver et konkret svar på et centralt spørgsmål ved AI-dokumentanalyse:
Hvor kommer resultatet fra?
Når AI-resultater kan spores tilbage til deres kilder, bliver det lettere for medarbejderne at gennemgå, validere og udfordre resultaterne, før de indgår i en forretningsmæssig beslutning.
For virksomheder, der arbejder med udbud, kontrakter, politikker eller anden kritisk dokumentation, skaber det en tydelig forbindelse mellem AI-resultatet og det informationsgrundlag, resultatet bygger på.
Sikker adgang til AI og kontrol over data
AI-dokumentanalyse handler ikke kun om selve analysen. Det handler også om, hvilke forretningsdata AI’en får adgang til, og hvordan adgangen kontrolleres.
Løsningen anvender Microsoft-teknologier som SharePoint, Azure API Management, Microsoft Entra ID og Managed Identities til at styre adgangen til dokumenter, applikationer og AI-tjenester.
Adgang og processeringskapacitet kan tilpasses den enkelte løsning og dens krav.
Eksempelvis kan større udbudsprojekter tildeles mere processeringskapacitet end mindre analyseopgaver. Adgang til data og cloud-ressourcer kan konfigureres ud fra organisationens krav til sikkerhed, adgangsstyring og behandling af data.
Det giver virksomheden kontrol over tre centrale områder:
Data – Kontroller, hvilke dokumenter og oplysninger AI’en kan tilgå, og hvor behandlingen af data foregår.
Resultater – Spor AI-fund tilbage til deres kildedokumenter og det informationsgrundlag, der var tilgængeligt under analysen.
Anvendelse – Kontrollér adgangen til AI-tjenester, fordel processeringskapacitet og følg forbruget, når brugen af AI vokser.
Skalering af AI-dokumentanalyse
En AI proof of concept kan fungere fint med få dokumenter og brugere. En løsning, der skal bruges i praksis, skal også kunne håndtere flere dokumenter, projekter og brugere.
Platformen understøtter derfor en kontrolleret fordeling af processeringskapacitet på tværs af projekter.
Det gør det muligt at udbrede AI-dokumentanalyse i organisationen uden at behandle AI-forbrug som en ukontrolleret ressource.
AI-resultater og brugerfeedback kan samtidig evalueres løbende som en del af arbejdet med at kvalitetssikre og videreudvikle løsningen.
Arkitekturen er dermed ikke begrænset til én anvendelse. Den kan danne grundlag for flere dokumentbaserede AI-processer i organisationen.
Det kan eksempelvis være:
Udbudsanalyse
Kontraktanalyse
Compliance-dokumentation
Kravanalyse
Gennemgang af politikker
Teknisk dokumentation
Kvalitetsdokumentation
Andre dokumenttunge arbejdsprocesser
AI-løsninger i Microsoft 365, SharePoint og Azure
OnePoint hjælper virksomheder med at designe og implementere AI-løsninger i Microsoft 365, hvor AI kobles til eksisterende dokumenter, brugere og forretningsprocesser.
Afhængigt af behovet kan løsningen blandt andet omfatte:
AI-drevet dokumentanalyse
AI-drevet udbudsanalyse
AI-løsninger i SharePoint
Microsoft 365 AI-integrationer
Azure AI og AI-modelintegrationer
Azure API Management
Microsoft Entra ID
Managed Identities
Adgangs- og dataresidenskontrol
AI-sporbarhed og kildehenvisninger
Analysesnapshots
Audit trails
Kontrolleret evaluering og brugerfeedback
Platformen til udbudsanalyse viser, hvordan disse Microsoft-teknologier kan kombineres omkring en konkret forretningsproces.
Målet er ikke at placere en AI-chatbot ved siden af virksomhedens eksisterende systemer.
Målet er at forbinde AI med de rigtige forretningsdata, integrere AI i den eksisterende Microsoft 365-arbejdsproces og bevare kontrollen over, hvordan løsningen tilgås, anvendes og evalueres.
OnePoint hjælper med AI og dokumenthåndtering i Microsoft 365
OnePoint hjælper virksomheder med at udvikle og implementere AI-drevet dokumentanalyse i Microsoft 365, SharePoint og Azure.
Arbejdet kan omfatte hele løsningen – fra identifikation af den relevante forretningsproces og brugerbehov til SharePoint-oplevelse, dataintegration, AI-arkitektur, adgangsstyring og governance.
For virksomheder, der vil implementere AI-dokumentanalyse, AI-drevet udbudsanalyse eller andre AI-baserede dokumentprocesser i Microsoft 365, kan OnePoint udvikle løsningen med udgangspunkt i de systemer, data og arbejdsprocesser, virksomheden allerede bruger.
