Dokumentstyring
Dokumentstyring spiller en central rolle i virksomheders daglige drift, men hvad indebærer det egentlig? Dokumentstyring med SharePoint er løsningen, der giver dig adgang til dine vitale dokumenter fra enhver enhed, administrerer versioner og rettigheder samt simplificerer hele processen. Effektiv dokumentstyring skaber merværdi både for din virksomhed og dine kunder.
Dokumentstyring med SharePoint: Tilgå dine vigtige dokumenter overalt
Med SharePoint som system til dokumenthåndtering kan I tilgå virksomhedens dokumenter via en cloud service, håndtere forskellige versioner af dokumenterne på jeres enheder og administrere rettighederne til dem.
Dokumentstyring på den rette måde skaber både værdi for din virksomhed og jeres kunder.
SharePoint håndterer effektivt virksomhedens dokumenter på en så overskuelig måde, at I altid har det uvurderlige overblik lige ved hånden. Og forenkling og effektivisering er netop, hvad vi har brug for i vores dokumenthåndtering.
Kunne du tænke dig at få hjælp til, hvordan du kan skabe de perfekte rammer for effektiv dokumentstyring i din virksomhed?
Er effektiv dokumentstyring vigtig for din virksomhed?
Den smarteste dokumenthåndtering i ét integreret system
Du kan trygt læne dig op ad vores erfarne team af SharePoint-specialister, der skræddersyr en løsning til dig og din virksomhed. Vi sørger for, at I får et brugervenligt værktøj til dokumenthåndtering, der imødekommer begyndere såvel som superbrugere.
Din SharePoint-løsning vil tage udgangspunkt i virkeligheden for din virksomhed og få sat en ramme for at håndtere jeres værdifulde data. Gennem den moderne, digitale platform kan du og dine kollegaer skabe og dele dokumentation på den allermest relevante måde for netop jer som virksomhed.
SharePoint arbejder gnidningsfrit sammen med andre apps i Microsofts Office 365-økosystem, og bruger du et andet system, som for eksempel Dropbox eller Google Drive, kan du uden problemer overflytte data fra de andre tjenester til SharePoint. Læs mere her om, hvordan du flytter filer fra Dropbox til OneDrive.
Tre gode grunde til at vælge effektiv dokumentstyring med SharePoint
- Du og dine kollegaer får fuldt overblik over jeres håndtering af dokumenter på tværs af virksomheden.
- I kan samle og integrere dokumentdata fra flere systemer på én central platform.
- I har mulighed for at inddrage samarbejdspartnere og kunder på relevante steder.
Integration med Outlook, Teams og andre Microsoft 365 apps
Vores dokumentstyring integreres helt naturligt med Outlook, Microsoft Teams og resten af Microsoft 365 for den helt optimale måde at samarbejde mellem kollegaer og kunder. Med effektiv dokumentstyring kan I mødes på én platform.
Driv din virksomhed effektivt med et enkelt dokumenthåndteringssystem
Vælger du OnePoint som hjælp til at strømline din digitale dokumenthåndtering, vælger du at prioritere en retning mod en meget mere velorganiseret måde at drive virksomhed på.
En velorganiseret løsning giver stort udbytte
Med udgangspunkt i dine medarbejderes, kunders og samarbejdspartneres behov hjælper vi dig til at vælge den løsning, som din virksomhed får størst udbytte af. Det handler ikke blot om at lagre dine dokumenter på bestemte steder i en cloud-løsning – et effektivt dokumenthåndteringssystem danner grundlaget for, at jeres virksomhed er i stand til at træffe strategisk relevante beslutninger på et datadrevet grundlag.
Fornyet værdi gennem forbedret overblik og tilpasset funktionalitet er vores mål hos jer. Vores opgave hos OnePoint er først løst, når vi har leveret en løsning til dokumentstyring, som lever op til at kunne understøtte jeres hverdag optimalt.
Eksperter i Microsoft
Vores ekspertise ligger i at optimere dine muligheder i de omfattende løsninger fra Microsoft, et af de største softwarehuse i verden. Du har vores overblik til din rådighed, så længe du ønsker konsulenthjælpen fra os – og det står dig frit for, hvor lang tid du vil gøre brug af vores ekspertise.
Derfor skal du bruge OnePoint som konsulent til din dokumentstyring
Derfor skal du bruge OnePoint som konsulent til din dokumentstyring
Et væld af muligheder for dig:
- Du kan skabe overblik og få automatiske notifikationer om deadlines fra dokumentstyringssystemet.
- Du kan invitere kunder og samarbejdspartnere ind i dit system og udelukkende give dem adgang til den information, de har brug for.
- Du får mulighed for at foretage søgninger efter dokumenter og andet data gennem hele dit dokumentstyringssystem.
- Du får værdifuld fleksibilitet, da brugeren selv har mulighed for at tilpasse/tilføje/fjerne informationer gennem dokumenthåndtering.
- Skab indsigt i arbejdsprocessen via projektnotater – interne notater til kolleger eller samarbejdspartnere, som arbejder på det samme projekt.
- Du kan trække data ud i Excel, hvis du ønsker at arbejde videre med nogle projektinformationer – fx til pivot-tabeller eller andet.
- Du får versionsstyring af alle tænkelige dokumenter på tværs af enheder.
- Du har mulighed for at integrere mails, som er tagget med et projekt – her sørger dit dokumentstyringssystem for at tage indholdet og selve mailen og lægger den ind på projektet.
Et dokumentstyringssystem til din fordel:
- Et brugervenligt dokumentstyringssystem, der giver mulighed for, at flere brugere kan arbejde i dokumenterne samtidig.
- Nem oprettelse af skabelondokumenter – fx kontrakter eller tilbud, hvor disse dokumenter automatisk bliver udfyldt med relevante kunde- og projektinformationer.
- Hvis leder eller kollega ønsker at koble medarbejder/ressourcer på, kan man også vise, hvilke perioder medarbejderne er optaget/holder ferie/er ledige i.
- Rettigheder kan styres både på mappe- og dokumentniveau – ligesom på en lokal server eller en computer. Rettigheder til projektinformationer kan styres helt ned på det enkelte projekt.
- Automatisering af arbejdsprocesser såsom godkendelse af dokumenter, notifikationer, rettighedsstyring osv.
- Dataet ligger hos kunden/Microsoft Cloud og kan altid trækkes ud igen. Det vil sige, at der ingen binding er.
- Det er nemt at lave KPI’er på projekterne samt at tilkoble Power BI til dit dokumentstyringssystem og foretage værdifuld statistisk analyse.
- Dokumentstyringen holder samling på dokumentdata fra flere systemer – så som ERP, Excel, mails, filserver og andre tredjepartssystemer.
- Netværksdrev kan oprettes på SharePoint og dele dokumenter som på en lokal filserver, der altid kan tilgås.
Vi finder i samarbejde frem til den type af dokumentstyring, der fungerer bedst for dig
Hos OnePoint har vi mere end 10 års erfaring med at hjælpe virksomheder med at skabe de bedste digitale arbejdsgange. Du får et komplet og dedikeret redskab til at finpudse enhver arbejdsproces, der involverer større mængder dokumenthåndtering. Vores hold af dedikerede eksperter i moderne og brugervenlig dokumentstyring er klar til at skabe et meningsfuldt overblik over dine arbejdsområder og sætte produktiviteten i vejret. Sammen med dig.
SharePoint og Microsoft 365 arbejder sammen til din fordel
Som et centralt element i din dokumentstyring har SharePoint fordelen af at kunne samarbejde med alle de uendeligt mange muligheder i Microsoft 365. Når vi kender dine specifikke arbejdsmetoder og udfordringer, kan vi forbedre de grundlæggende arbejdsprocesser i din virksomhed. Det gør vi ved at automatisere komplekse dokumentflows, samtidig med at vi frigør ressourcer fra jeres manuelle håndtering til fokus på andre opgaver.
Læs om andre løsninger
Vil du vide mere?
Lars kan gøre dig endnu klogere på dokumentstyring.
Ring til Lars på +45 5350 0941 eller skriv til ham nedenfor
