Hvad er OneNote?
Hvad er OneNote – og hvordan kan det hjælpe jeres virksomhed?
Helt overordnet fortalt er OneNote Microsofts applikation, der retter sig mod behovet for at tage noter og dele ideer og indtryk mellem medarbejdere i jeres organisation. Det er et værktøj, som ved første øjekast minder om det, man sikkert kender fra Word og andre programmer i Microsoft Office-familien – men som har en ganske særlig funktionalitet, der gør det til et værdifuldt værktøj, som kan hjælpe jer med at organisere jeres arbejde og lagre bestemte typer af information.
Med OneNote kan I oprette digitale notesbøger til forskellige projekter eller emner, som hver især kan indeholde et ubegrænset antal af sider og sektioner. I OneNote kan I tage skriftlige noter samt tilføje tegninger, billeder og links mv. Det er et program, som er specifikt designet til at foretage skitsering og research via dokumenter, som I kan dele med interessenter eller holde private. OneNote er – sammen med de klassiske programmer som Word, Excel og PowerPoint – en del af Microsoft Office Suite og Microsoft 365.
OneNote er et it-værktøj, der låner sin struktur fra diskursen om en almindelig fysisk notesbog. Her kan I oprette nye notesbøger, tilføje sektioner og oprette nye sider relateret til inddelingen af forskellige emner og underemner efter behov. I den enkelte notesbog er der mulighed for at inddele indhold i forskellige sektioner. Hvis I arbejder inden for salg, kan I for eksempel oprette en sektion for hver enkelt kunde.
Her er et udvalg af nogle af de funktioner, medarbejdere kan få gavn af i OneNote
- Organisering af indhold hensigtsmæssigt i notesbøger, i sektioner og på dedikerede sider.
- Formatering og tilrettelæggelse af indhold i et enormt brugervenligt format med mulighed for særlige markeringer og tags.
- Tegn skitser med pen/stylus eller fingeren på touchskærm, der bliver gemt i skyen.
- Tilføj indtalte noter i lydformat indsæt videoer og tilføj andre filer som bilag nemt og bekvemt.
- Del jeres notesbøger i OneNote med jeres kollegaer, samarbejdspartnere, leverandører og kunder samt hvem I eller måtte have behov for at sparre, diskutere og udvikle projekter og opgaver sammen med.
Fordele ved at bruge OneNote til notater i virksomheder
Det unikke ved OneNote er, at det kan bruges på mange forskellige måde. En af disse måder er for eksempel at bruge OneNote som et redskab til projektstyring. Her kan OneNote bruges til at orkestrere møder, fælles agendaer og holde overblik over status på et givent projekt. Man kan også bruge OneNote til at lagre og dele vigtige informationer. Det kunne eksempelvis være i form af en virksomheds-wiki med nyttige informationer om virksomheden, som kunne deles som et led i en digitalt forankret onboardingproces. Det skal dog ikke nødvendigvis forstås som en statisk og rent litterær tekst – men snarere som en platform, hvor man kan præsentere alle mulige former for indhold; tekst, billeder, tabeller og videoer mv.
Med muligheden for inddeling i overskuelige sektioner har en samling af information på OneNote på den måde mulighed for at blive en enormt effektiv videnscentral. Det gælder særligt for virksomheder med mange forskellige og avancerede arbejdsprocesser, men kan også være et nyttigt redskab for virksomheder, der arbejder meget mere lavpraktisk. Naturligvis kan det også lade sig gøre at lave wikier på andre platforme – herunder SharePoint – men med OneNote er det muligt at formatere indhold, så det bliver mere dynamisk og spiseligt end en grå masse af ‘sort på hvidt’-tekst. Her kan man sortere forskelligt indhold i overskuelige logiske sektioner, og desuden er hele dokumentet og værktøjet hjulpet af et effektivt søgeværktøj, der sikrer brugeren den korteste vej til den mest relevante information på tværs af sider og sektioner i den enkelte notesbog.
OneNote er det oplagte valg til at samle overvejelser fra forskellige kollegaer eller afdelinger i jeres virksomhed. Det kunne for eksempel være overvejelser om et nyt produkt, hvor krav, ideer, behov og inputs samt feedback til kommentarer fra forskellige kanter nemt kan samles i OneNote. Det er ekstremt hurtigt til at skabe en fælles kollaborativ platform til at veksle og samle ideer på, uden at det kræver, at I skal sætte et rum op eller strukturere en ressourcekrævende avanceret platform til det samme formål.
Hvordan bruger man OneNote?
En af de større fordele ved at bruge OneNote til at samle inputs er, at man kan tilgå OneNote fra en hvilken som helst digital enhed med adgang til internettet, hvor I kan logge på med jeres Microsoft Office-konto. Det gælder uanset, om I logger på fra en bærbar eller stationær arbejdscomputer, en tablet eller en smartphone. Det er nemt at dele notesbøger med andre gennem delingsknappen i menuen og det er også muligt at få et indblik i udviklingen og den løbende tilføjelse, der har været af inputs, ved at trykke på en særlig replay-knap, der skitser udviklingen af dokumentet. Så selv om OneNote minder lidt om Word ved første øjekast, er OneNote meget mere rettet mod interaktiv og fælles brug som en kollaborativ platform, der kan danne grundlag for et effektivt samarbejde.
OneNote er et kreativt digitalt rum, hvor nærmest alt er muligt. Derfor er der i stigende grad også virksomheder, der tager OneNote til sig i konceptudviklingsprocesser, da det er mere effektivt end at mødes face-to-face.
Lad OnePoint hjælpe jer med at integrere OneNote i jeres arbejdsgange
OneNote er et program, der kan integreres med andre jeres programmer i jeres eksisterende løsning. Det kan for eksempel være igennem SharePoint eller Microsoft Dynamics. Vi har desuden mulighed for at automatisere nogle processer omkring OneNote. Det kan for eksempel være oprettelse af en ny dedikeret notesbog, hvor gang der oprettes en ny kunde i jeres it-system eller en integration af noter gennem et møde, der er oprettet i Outlooks kalender.
Data kommer i mange forskellige former afhængig af branche, formål og emne. I dag håndterer langt de fleste firmaer forskellige typer af dokumenter, kontakter, opgaver og begivenheder, og der er forskellige muligheder at håndtere hver datatype via redskaber i SharePoint mv. Til alt det, der ikke er så ligetil at klassificere, er der OneNote. OneNote er det ultimative værktøj til uformelle notater, fælles digitale udkast, vidensbase, virksomheds-wiki og meget mere – og hos OnePoint hjælper vi jer gerne med at få det bedste ud af jeres arbejdsredskab.
Kontakt os for en uforpligtende snak
Kontakt os i dag for at få en uforpligtende dialog om, hvordan et system til kvalitetsstyring kan gøre en markant forskel for jeres virksomhed.
