Mailarkivering

Mange virksomheder kan nikke genkende til et konstant stigende antal e-mails – hvad der i sidste uge var mange, er kun blevet til endnu flere ugen efter. Det giver ikke bare uoverskuelig indbakke for medarbejderne, men kan også lede til udfordringer med at finde vigtig information – for når kommunikationen flyder ind og ud, er det nemt at miste overblikket over, hvilke e-mails der indeholder væsentlige oplysninger til projekter eller sager.

Hos OnePoint har vi igen og igen hørt om denne udfordring, og derfor tilbyder vi en løsning til mailarkivering med vores egenudviklede modul, MailPoint. Dette er integreret i jeres eksisterende SharePoint og Outlook, så I kan håndtere og organisere jeres e-mails på en overskuelig og ikke mindst mere effektiv måde. Med MailPoint får alle relevante medarbejdere let adgang til den information, de har brug for, når de har brug for den. Smartere bliver det ikke.

Vi har løsningen til problemet med e-mailhåndtering

Mange virksomheder forsøger at tackle problemet med deling af information via e-mail ved at oprette fælles e-mailbokse eller -grupper. Men disse løsninger er ofte utilstrækkelige, da de ikke som sådan gør de mange mails mere overskuelige, og der fortsat er en vis risiko for at vigtige mails går tabt. Denne udfordring løser vi med MailPoint, som gør det nemt for jer at arkivere, organisere og tilgå jeres e-mails på tværs af organisationen, hvilket sikrer, at alle relevante medarbejdere har hurtig adgang til den information, de behøver, når de arbejder med projekter eller sager.

Hør mere om den dynamiske, digitale samarbejdsportal

MailPoint som en del af Microsoft 365 og SharePoint

MailPoint er udviklet med brugervenlighed for øje, og derfor er det så nemt det overhovedet kan være for medarbejdere at arkivere deres e-mails direkte fra Outlook til SharePoint. Dette modul giver en intuitiv grænseflade, der gør det muligt at trække og slippe e-mails, hvilket betyder, at ingen tid spildes i arkiveringsprocessen. En af de store fordele ved MailPoint er, at det understøtter både den gamle og den nye version af Outlook, hvilket sikrer, at alle medarbejdere kan drage fordel af løsningen – uanset deres arbejdsstation. Desuden gør den hurtige installation og integration med Microsoft 365 det nemt at komme i gang med MailPoint, så I som virksomhed kan opleve effektiv mailarkivering med det samme.

Med MailPoint kan I se frem til:

Arkivering af e-mails direkte fra Outlook til SharePoint, som gør det nemt at gemme vigtig information uden at skifte mellem programmer.
Arkivering af sendte e-mails fra Outlook til SharePoint, som sørger for at også sendt korrespondance er dokumenteret og lettilgængelig.
Tovejs kommunikation med mulighed for at se dokumenter, fx i projekter, direkte fra Outlook, så I nemt kan navigere mellem relevante oplysninger.
Dubletkontrol som reducerer risikoen for duplikering af e-mails, hvilket i sidste ende sparer tid.
Automatisk tagging af e-mails med oplysninger som afsender, modtager, emne, tidspunkt og vedhæftede filer, hvilket gør søgning og organisering lettere.
Integration med projektstyring og dokumenthåndtering, da MailPoint kan integreres problemfrit med eksisterende systemer, så I får en samlet løsning til datahåndtering.
Mulighed for tilpasning til jeres konkrete behov, sådan at I får et arkiveringssystem, der er skræddersyet til jeres specifikke krav og arbejdsgange.

Med automatisk tagging bliver organisering ikke nemmere

De fleste har prøvet at lede efter den ene vigtige e-mail blandt en uendelig mængde mapper og indbakker. Det kan være en frustrerende og tidskrævende opgave, der ofte ender med, at man opgiver at finde det, man søger. Her kommer MailPoint ind i billedet.

Et af flere fremtrædende features ved MailPoint er den automatiske tagging-funktion, der hjælper jer med at arkivere e-mails med vigtige metadata som afsender, modtager, emne, tidspunkt og vedhæftede filer. Når e-mails bliver korrekt tagget, kan medarbejdere hurtigt søge efter specifikke meddelelser eller dokumenter uden at skulle gennemgå en jungle af e-mails og mapper.

Denne funktion reducerer også risikoen for dubletter, så I kan opretholde en klar og ren arkivstruktur. Det bliver altså lettere at finde information, og øger samtidig effektiviteten i jeres arbejdsprocesser – på den måde bliver der frigjort tid til det, der virkelig betyder noget for jeres forretning.

Integration med eksisterende systemer

Da I formentlig allerede bruger SharePoint, er det oplagt at supplere med MailPoint, for med dette modul kan I integrere jeres e-mailarkivering direkte i SharePoint – og det gør det nemmere at håndtere og organisere jeres e-mails.

Forestil jer, at medarbejderne kan se relaterede dokumenter direkte fra Outlook. Denne integration giver mulighed for hurtigt at få overblik over alle relevante e-mails knyttet til et specifikt projekt og sikrer, at alle medarbejdere er opdaterede og informerede.

Optimer din e-mailhåndtering med MailPoint – kontakt os i dag

Har I også oplevet udfordringer med at holde styr på jeres e-mailkommunikation? Med MailPoint får I en skræddersyet løsning til mailarkivering, der hjælper jer med at organisere og tilgå vigtig information, så ingen værdifuld data går tabt i mængden af mails.

Vores ekspertise inden for Microsoft 365 og andre værktøjer gør, at vi kan skabe en opsætning, der gør jeres arbejde mere sikkert og effektivt. Samtidig fremmer vi samarbejdet på tværs af organisationen.

Er I nysgerrige på, hvordan I kan optimere jeres mailarkivering? Vi vil meget gerne tage en uforpligtende snak med jer eller tilbyde en gennemgang af jeres mail-infrastruktur. Kontakt os på tlf. 70 40 48 91 eller skriv til kontakt@onepoint.dk – vi ser frem til at høre fra jer!