Sharepoint

Hvad er fordelene ved at bruge SharePoint?

De primære funktioner i SharePoint er, som tidligere nævnt, at kunne gemme dokumenter og andre filer i et noget mere effektivt format, end der lader sig gøre i et almindeligt mappesystem, og at facilitere nogle langt mere effektive samarbejder i jeres organisation. Når vi taler om at gøre arbejdsprocesserne mere virkningsfulde og anskuelige, er det noget af det vigtigste, der er indlejret i SharePoints funktionalitet. Det kan nemlig sørge for, at alle medarbejdere modtager vigtige informationer og notifikationer, der er relevante for dem, når det er relevant for dem. Men der findes også mange andre fordele ved at bruge SharePoint, som jeres virksomhed nemt kan drage fordel af.

SharePoint giver dig dokumenthåndtering med anvendelig versionshistorik

Når I tidligere har lagret dokumenter, har I sandsynligvis prøvet at gemme dem i en lokal mappe eller på en server et eller andet sted. Men med SharePoint får I en meget bedre måde at gøre det på, da det bringer helt nye lag ind i dokumenthåndteringen ved at understøtte versionsstyring. SharePoint tracker også alle ændringer, der er foretaget på mappe- og dokumentniveau – hvilket giver nogle fordelagtige muligheder i jeres arbejde, som et traditionelt system oftest ikke giver. I et gammeldags mappesystem har du fx ikke mulighed for at have en versionshistorik for hvert dokument eller se ændringer i filnavne mv. I SharePoint er der ganske simpelt meget mere gemt kontekst og information omkring den enkelte fil, der kan lette eller optimere jeres arbejde og informationsniveau. Der er ikke blot tale om en statisk fil placeret i en mappe – her har du en kilde af information, der udvikler sig, og som har en historik, man kan søge tilbage i samt få massivt udbytte af den øvrige kontekst.

SharePoint giver langt bedre vidensdeling og kommunikation

Førhen har I sandsynligvis været ude for at skulle sende en mail ud til en gruppe og har sat alle interessenter på som cc- eller bcc-modtagere. En af de klassiske fejlkilder i denne proces er, at der er risiko for, at megen information simpelthen går tabt i den manuelt styrede proces – eller måske ligefrem ignoreret i de grelleste tilfælde. Måske går en af jeres medarbejdere glip af et vigtigt dokument, en vigtig dialog eller en vigtig diskussion. Eller måske modtog og læste medarbejderen dokumentet, men havde svært ved at finde det pågældende dokument frem igen og referere til det.

Skab de bedste forudsætninger for et effektivt samarbejde med Microsoft SharePoint

Med SharePoint får I meget bedre forudsætninger for at facilitere et effektivt samarbejde, der giver alle relevante medarbejdere mulighed for at se og have adgang til vital information og kommunikation om en given opgave eller et projekt. For Microsoft SharePoint er specifikt designet til at få medarbejdere i en hvilken som helst virksomhed til at arbejde meget tættere og mere effektivt sammen gennem brugen af digitale netværksværktøjer. Det er specielt vigtigt for virksomheder, hvor der geografisk set er langt mellem medarbejderne eller de forskellige afdelinger i organisationen. Her giver SharePoint mulighed for alligevel at arbejde tæt sammen i det daglige via en portal – et digitalt arbejdsrum, der kan sættes op til at afspejle de arbejdsprocesser, der eksisterer og driver den enkelte virksomhed fremad. Hvor disse medarbejdere tidligere har kunnet etablere fællesskaber og løse opgaver via fysiske ressourcekrævende møder, giver SharePoint mennesker mulighed for at arbejde tæt sammen hele tiden – uanset hvor man befinder sig, og uanset hvilke digitale enheder den enkelte medarbejder bruger i sit daglige arbejde. Samarbejde sikrer fremdrift og udvikling samt sikrer en sund virksomhedskultur, der kan resultere i innovative ideer, som skaber yderligere vækst.

Med SharePoints platform kan I dele informationer på en central hub

Der er selvfølgelig forskel på, hvilke informationer der er vigtige for forskelligartede virksomheder. For nogle er det vigtigt med en platform, hvor virksomhedens direktør kan fortælle om nye tiltag eller hændelser. For andre er det vigtigtere at have en platform, hvor man orienterer medarbejdere om kommende mødeaktiviteter og events. Med SharePoints platform kan I få arrangeret al vital kommunikation, så I får let adgang til lige nøjagtig den information, I har brug for i jeres virksomhed. Med orientering via mail er der en vis risiko for, at information bliver tabt i mængden – men hvis man opbygger en sund virksomhedskultur omkring SharePoint-platformen, får man et meget bedre værktøj til at kommunikere effektivt og skabe langt bedre samarbejder på tværs af organisationen.

Har du lyst til at høre mere om, hvad SharePoint i Office 365 kan gøre for jeres virksomhed?

Kontakt en af vores specialister i SharePoint, hvis du har brug for mere information eller har lyst til at tale om, hvordan SharePoint i Office 365 kan være med til at optimere de arbejdsprocesser og løse de informationsmæssige problemstillinger, der findes i jeres virksomhed. Du kan også tjekke vores oversigt over SharePoint-løsninger.